Skladování dokumentů s citlivými daty zabere spoustu místa, ale do kontejneru je jen tak vyhodit nemůžete, protože by údaje mohl někdo zneužít. K likvidaci takových písemností se skvěle hodí skartovačka. Své využití najde jak v kancelářích, tak i v běžných domácnostech. Poradíme vám, jak vybrat skartovačku odpovídající vašim potřebám.
Proč si pořídit skartovačku papíru
Hlavním účelem skartovačky je likvidace dokumentů obsahující citlivé údaje. Díky skartaci se vyhnete zneužití dat. Na co všechno můžete skartovačku využít?
- Každý ocení, když se do nepovolaných rukou nedostane jeho výpis z banky, účet za energie, výplatní páska nebo neplatná smlouva či jiný právní dokument. Měli byste skartovat i kopie rodných listů a občanských a řidičských průkazů.
- Firmy ochrání osobní údaje svých klientů i zaměstnanců a vyhnout se tak pokutám za nedodržování předpisů o GDPR. Mají pak také jistotu, že neunikne žádné obchodní tajemství či firemní know-how. Skartace se také postará o účetní doklady, finanční zprávy nebo právní dokumenty.
TIP: Skartováním ušetříte místo jak v šuplících, tak v koši na papír. Nařezané proužky dokumentů pak můžete použít třeba jako výplň do balíčků.
Jak vybrat skartovačku
Nejprve se zamyslete, jak chcete skartovačku využívat – jak často a jaké množství papíru budete skartovat, na jak velké kousky má skartovačka papír nasekat nebo jestli chcete skartovat i CD/DVD nebo dokumenty se sponkami. Přečtěte si, na jaké parametry se při výběru skartovačky zaměřit.
Domů nebo do kanceláře?
Na běžné skartování menšího objemu dokumentů v domácnosti či malé kanceláři stačí osobní skartovačka. Jakou skartovačku do kanceláře? Do provozů vybírejte profesionální výkonné skartovačky pro pracovní skupiny nebo rovnou velkokapacitní skartovací stroje.
Typy řezů, velikost nařezaného papíru a stupeň utajení
Skartovačky řežou papír buď na proužky (menší stupeň ochrany), nebo na částice (spolehlivější). Úroveň zabezpečení skartovaného materiálů zavisí na velikosti nařezaných kousků. Stupeň utajení definuje několik vyhlášek Národního bezpečnostního úřadu a norem DIN. Standard DIN bývá uváděn nejčastěji:
- Obecné utajení (P-1) – běžné informace, podélný řez, proužky do velikosti 12 mm.
- Interní utajení (P-2) – interní dokumenty, podélný řez, proužky do 6 mm.
- Citlivá data (P-3) – osobní údaje (například adresa), křížový řez, částice do 320 mm2.
- Vysoce citlivá data (P-4) – tajné písemnosti, jako jsou bankovní výpisy, křížový řez, částice do 160 mm2.
- Tajné (P-5) – důvěrné finanční a osobní dokumenty, křížový řez, částice do 30 mm2.
- Přísně tajné (P-6) – právní, finanční či vojenské dokumenty se soukromými údaji, křížový řez, částice do 10 mm2.
- Nejvyšší utajení (P-7) – přísně tajné zprávy ve vládních kancelářích (nejčastěji v USA), křížový řez, částice do 5 mm2.
Pro běžné skartování stačí třetí stupeň.
Skartovaný materiál
Chcete skartovat pouze papír nebo i jiné materiály? Výkonné skartovačky zvládnou i platební karty, CD, DVD, dokumenty s drátky, sponami či karton. Pohlídejte si i velikost písemností, které chcete skartovat – formát A4 nemusí být dostatečný a větší skartovačka nemusí zvládnout.
Rychlost skartace a počet skartovaných listů
Standardní skartovačky zvládnou najednou rozřezat 5–10 listů současně, pokročilejší modely pak 15 i více listů. Rychlost skartace se uvádí v metrech za minutu. Běžné stroje skartují 2 m za minutu, náročnější uživatelé ocení kousky, které nařežou 3–5 m za minutu.
TIP: Běžná skartovačka pracuje 3 až 10 minut a pak potřebuje pauzu. Profesionální kancelářské skartovačky vydrží i 30 minut nepřetržitého skartování.
5 tipů na speciální funkce
- Kapacita a typ koše.
- Tichost skartování.
- Ochrana proti přehřátí a přeplnění papírem.
- Automatické nebo manuální plnění.
- Zpětný chod.
Nezapomeňte se o skartovačku starat
Aby skartovačka pracovala správně, dopřejte jí pravidelný servis a údržbu. Včas vyprazdňujte nádobu a nezapomeňte stroj promazávat olejem. Dodržujte pokyny výrobce a skartovačku nepřetěžujte. Po ruce mějte i odpadní pytle.