Správná archivace a skartace dokumentů je nejen zákonnou povinností, ale také klíčem k efektivnímu fungování každé firmy. Vhodné uspořádání dokumentů a jejich bezpečné uchovávání nejen chrání citlivé informace, ale také přispívá k efektivnějšímu fungování podniku. Zjistěte, jak dlouho je nutné písemnosti archivovat, jak je efektivně uložit, aby vám nepřekážely, a jak na jejich správnou skartaci.
Archivace dokumentů a zákon
Nezapomeňte si ověřit všechny potřebné informace v platných zákonech. Konkrétně se zaměřte na zákon o DPH, účetnictví, sociálním zabezpečení a archivnictví a spisové službě. Tím si zajistíte, že budete postupovat zcela v souladu s právními předpisy a vyhnete se tak nepříjemným překvapením.
Archivace dokumentů: jak dlouho a které
Lhůty archivace dokumentů se liší podle jeho typu. A pozor, netýká se to pouze písemností, ale také zvukových, obrazových či jiných záznamů. Doba, po kterou musíte dokumenty ukládat, se nazývá skartační lhůta. Začíná dne 1. ledna následujícího roku po vyřízení nebo spouštěcí události dokumentu (například podpis smlouvy).
Lhůty archivace dokumentů:
- 3 roky – stejnopisy, evidenční listy z pozice zaměstnavatele,
- 5 let – účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy apod.), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtové rozvrhy či účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví,
- 6 let – seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodních společností,
- 10 let – účetní závěrky, výroční zprávy a daňové doklady, mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu,
- 45 let – mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.
Některé dokumenty, jako jsou zakladatelské listiny, jednací řády nebo podnikatelské záměry firem, družstev a politických stran, se i po uplynutí skartační lhůty neskartují. Místo toho je převezmou archivy a promění je v archiválie, které uloží.
Jak archivovat dokumenty
Dokumenty můžete uchovávat ve třech podobách:
- v tištěné verzi,
- v elektronické podobě,
- smíšenou formou.
Nejvíce místa vám zaberou fyzické písemnosti. Pokud vám to prostory umožní, vyhraďte si na archivaci celou místnost. Alternativou pak je uložení dokumentů v jednotlivých kancelářích.
Archivační regály jsou otevřené, proto musíte dokumenty uložit do šanonů, plastových beden nebo kartonových krabic. Abyste se v dokumentech dobře orientovali a snadno dohledali, co potřebujete, pečlivě si regály označte.
Elegantnější řešení představují archivační skříně, které oceníte zejména tehdy, když máte písemnosti uložené přímo v kanceláři.
Poblíž pracovního stolu umístěte zásuvkové kartotéky, které se hodí jak na krátkodobé, tak i dlouhodobé uložení aktivních dokumentů.
Hledáte možnost velkého úložného prostoru, který by ale nezabral příliš místa v místnosti? Vsaďte na otočné regály a skříně na pořadače.
Vhodným řešením mohou být také kovové spisové skříně v nejrůznějších variacích.
Archivace dokumentů levou zadní
Nevíte, čím začít? Nejprve si dokumenty roztřiďte na 3 hromádky: skartace – dočasné uložení – archivace. Následně si můžete písemnosti v daných sekcích seřadit podle důležitosti, abecedně, chronologicky a podobně. Dokumenty ze stejné kategorie spojíte pomocí vázacího stroje, čímž si usnadníte jejich archivaci. Nepotřebné dokumenty vyřaďte.
Jak skartovat dokumenty
Správně skartovat je třeba zejména dokumenty s citlivými informacemi. O skartační lhůtě už byla řeč. Seznámit byste se měli také s pojmy skartační znaky a skartační řád.
Skartační znaky určují , jak se s dokumenty naloží. Na základě jejich hodnoty a významu se rozhodne, zda budou zničeny, uloženy v archivu nebo zda je potřeba další posouzení. Písmeno S označuje dokumenty bez trvalé hodnoty, které jsou určeny ke zničení. Naopak symbol A značí dokumenty s trvalou hodnotou, které se uchovávají v archivu. A pokud je na dokumentu znak V, na konci skartační lhůty se dokument znovu přezkoumá a zařadí do jedné z předchozích dvou kategorií.
Některým subjektům ukládá pravidla pro skartování zákon. Skartační řád je vnitřní předpis, který přesně popisuje, jakým způsobem se mají vyřazovat dokumenty v organizaci. Stanovuje pravidla pro vedení spisového plánu, tedy seznamu všech druhů dokumentů. Na základě tohoto seznamu se pak vytváří skartační plán, který určuje, jak dlouho se jednotlivé dokumenty musí uchovávat a kdy mohou být zničeny.
Vhodná skartovačka jako základ
S likvidací dokumentů vám pomůže skartovačka. Ale pozor je třeba zvolit správnou. Při likvidaci dokumentů obsahujících citlivé informace, jako jsou osobní údaje, musíte dbát na maximální ochranu soukromí. A pozor, ne všechny dokumenty můžete skartovat bez dalšího povolení. Některé dokumenty podléhají speciálním skartačním podmínkám a vyžadují povolení.
Od toho se odvíjí také výběr skartovačky. Roli hraje kapacita zařízení, ale i úroveň zabezpečení skartovaného materiálu.
Mějte přehled
Sledujte aktuální zákonodárství, abyste přesně věděli, co a jak dělat. Pokud si nejste jistí, kontaktujte pověřenou osobu. Mít pořádek v dokumentech vám ušetří nemálo starostí.